Материал обновлен 28.06.2024. Использование машиночитаемой доверенности для передачи документов в РЭМД, отчетов в налоговые органы и оформления электронного листка нетрудоспособности

Материал обновлен 28.06.2024. Использование машиночитаемой доверенности для передачи документов в РЭМД, отчетов в налоговые органы и оформления электронного листка нетрудоспособности

Борисов Д.А. / 28 Июня 2024 / просмотров 1174

Обновление материала

28.06.2024. Добавлены разделы:
4. Машиночитаемая доверенность для подписания электронных медицинских документов для регистрации в РЭМД
5. Машиночитаемая доверенность для передачи отчетов в налоговые органы и оформление электронного листка нетрудоспособности

13.06.2024. Добавлены разделы:
2. Подписание и отправка электронных медицинских документов в РЭМД индивидуальным предпринимателем
3. Альтернативный алгоритм подписания электронных медицинских документов для регистрации в РЭМД

Содержание

1. Оформление квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи юридического лица и индивидуального предпринимателя в Удостоверяющем центре ФНС России

2. Подписание и отправка электронных медицинских документов в РЭМД индивидуальным предпринимателем

3. Альтернативный алгоритм подписания электронных медицинских документов для регистрации в РЭМД

4. Машиночитаемая доверенность для подписания электронных медицинских документов для регистрации в РЭМД

5. Машиночитаемая доверенность для передачи отчетов в налоговые органы и оформление электронного листка нетрудоспособности

1. Оформление квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи юридического лица и индивидуального предпринимателя в Удостоверяющем центре ФНС России

С 1 июля 2021 получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи можно в Удостоверяющем центре ФНС России. Услуга бесплатна. КЭП выдаются в территориальных налоговых органах. Выбрать инспекцию можно в разделе, записаться на прием - онлайн.

Кто может обратиться за получением квалифицированного сертификата в удостоверяющий центр ФНС России?

- Юридическое лицо (лицо, имеющее право действовать без доверенности);

- индивидуальный предприниматель;

- нотариус.

Что необходимо для получения квалифицированного сертификата в удостоверяющем центре ФНС России?

- Документ, удостоверяющий личность;

- СНИЛС;

- USB-носитель ключевой информации (токен) для записи квалифицированного сертификата и ключа электронной подписи, сертифицированный ФСТЭК России или ФСБ России.

Приобрести носитель ключевой информации можно у дистрибьюторов производителей и в специализированных интернет-магазинах. Можно использовать имеющиеся носители ключевой информации при наличии действующего сертификата соответствия ФСТЭК России или ФСБ России на этот носитель.

Подготовить и направить заявление на выпуск квалифицированного сертификата также можно через личный кабинет налогоплательщика - физического лица (Жизненные ситуации - Нужна квалифицированная электронная подпись). Подробности на промостранице.

28.06.2021, "Официальный сайт ФНС России www.nalog.ru", 2021

В настоящее время при окончании срока действия ЭЦП, выданной ФНС, можно выпустить новую ЭЦП без посещения ФНС, через сайт ФНС, но сделать это можно только до окончании срока действия текущей ЭЦП. Выпуск новой ЭЦП подразумевает прекращение действующей ЭЦП.

2. Подписание и отправка электронных медицинских документов в РЭМД индивидуальным предпринимателем

Ранее, РЭМД не принимал документы, подписанные индивидуальным предпринимателем (ИП). Теперь индивидуальные предприниматели могут отправлять документы в РЭМД.

После обновления реестра РЭМД, была исправлена ошибка, при которой документы, подписанные электронной подписью индивидуального предпринимателя (ИП) не принимались реестром.

В ЭЦП организации должны быть указаны сведения об ОГРН. Формат (количество цифр) номера ОГРН организации отличается от номера ОГРНИП индивидуального предпринимателя.

При попытке отправить документы с подписью ИП, реестр выдавал ошибку «Message: в сертификате отсутствует атрибут "OGRN".

После обновления документы, подписанные ЭЦП ИП, принимаются реестром РЭМД.

Например, после отправки в РЭМД документа - «протокол консультации», подписанного ИП, система выдает сообщение: Протокол консультации (СDA, Редакция 4), подписанный электронной цифровой подписью индивидуального предпринимателя успешно прошел валидацию и зарегистрирован в подсистеме РЭМД ЕГИСЗ.

3. Альтернативный алгоритм подписания электронных медицинских документов для регистрации в РЭМД

В соответствии со сложившимся алгоритмом, по которому осуществлялась подписание и передача электронных медицинских документов на протяжении последних лет, для обеспечения регистрации электронных медицинских документов в РЭМД ЕГИСЗ, которые на бумажном носителе заверяются печатью организации, необходимо, чтобы электронный документ был подписан двумя электронными подписями:

1. УКЭП медицинского работника, проводившего прием или выполнившего медицинские манипуляции и т.д.

2. УКЭП медицинской организации, где этот прием состоялся (данная электронная подпись содержит ОГРН / ОГРНИП организации / индивидуального предпринимателя)

С июня 2024 года в дополнение к уже существующей схеме подписания электронных медицинских документов (ЭМД) на федеральном уровне запущен новый алгоритм подписания ЭМД для регистрации в РЭМД.

Теперь можно использовать подпись врача и в блоке «подпись медицинской организации».

В текущем сценарии при регистрации электронных медицинских документов в РЭМД проводится проверка электронной подписи в блоке «подпись медицинской организации» не только по ОГРН / ОГРНИП медицинской организации, но и по другим параметрам:

- по личному делу медицинского работника в ФРМР.

Если в электронной подписи отсутствует наименование медицинской организации или ИП, то система пытается идентифицировать медицинскую организацию через ФРМР. В ФРМР осуществляется поиск личного дела медработника, который подписывает электронный медицинский документ, по его ФИО и СНИЛС. Из личного дела медработника извлекаются сведения о его трудоустройстве в конкретной медицинской организации, которые затем сравниваются с данными из запроса на регистрацию. Если выявлено несоответствие данных, процесс регистрации ЭМД в РЭМД прерывается.

- по наименованию и OID медицинской организации (если в подписи нет ОГРН / ОГРНИП).

Из электронной подписи извлекается OID медицинской организации или индивидуального предпринимателя и выполняется ее поиск в ФРМО, далее из найденной в ФРМО записи извлекается название медорганизации или ИП, которое сравнивается с наименованием, содержащимся в электронной подписи. Обращаем внимание, что здесь важно, чтобы написание названия в подписи и в ФРМО совпадали «буква в букву». Если выявляется несоответствие наименований медицинской организации или ИП в электронной подписи и ФРМО, процесс регистрации электронного медицинского документа в РЭМД ЕГИСЗ прерывается

В настоящий момент Федеральное казначейство выдает электронные подписи физическим лицам, которые содержат сведения о медицинской организации, но получить их могут преимущественно государственные и бюджетные медицинские организации.

То есть частные медицинские организации при регистрации электронных медицинских документов будут чаще всего сталкиваться с проверкой подписи либо по ОГРН / ОГРНИП (по старому алгоритму), либо по данным из ФРМР (по новому алгоритму).

Платформа N3.Health стала пилотным вендором, который принял активное участие в тестировании федеральной системой ЕГИСЗ новых алгоритмов подписания электронных медицинских документов для регистрации в РЭМД. Алгоритм проверки успешно апробирован - в РЭМД ЕГИСЗ зарегистрирован пул документов, подписанных по новым правилам.

В связи нововведениями необходимо проверить полноту и достоверность сведений, содержащихся в ФРМО и ФРМР по медицинской организации и персоналу и не забывать своевременно вносить в данные подсистемы актуальную информацию.

4. Машиночитаемая доверенность для подписания электронных медицинских документов для регистрации в РЭМД

В настоящее время существует много организационных и технических преград для передачи данных – к примеру, до сих пор не решен вопрос с электронными подписями (ЭЦП) и машиночитаемыми доверенностями (МЧД) для подписания электронных медицинских документов для регистрации в РЭМД ЕГИСЗ, что фактически парализует регистрацию структурированных электронных медицинских документов (СЭМД), в которых требуется в качестве аналога печати организации на бумажном документе электронная подпись руководителя медицинской организации.

Существуют и другие вопросы в практике применения МЧД. Например, подписание руководителем электронного больничного листка, отчетов в налоговые органы. При переходе на электронный документооборот нередко складывалась ситуация, когда подпись руководителя дублировалась на несколько флэшек и "гуляла по рукам". В настоящее время налоговые органы оформляют ЭЦП на токенах, защищенных от извлечения подписи стандартными средствами, что должно препятствовать копированию ЭЦП.

Для решения указанных проблем предназначена машиночитаемая доверенность, призванная заменить бумажную доверенность (МЧД). Помимо правовых вопросов использования МЧД, проблема состоит в том, что МЧД должна иметь формат, который умеет "читать" целевая информационная система.

До 1 сентября 2023 года сотрудники организации могли получить УКЭП с данными организации, от имени которой они выступают. Указанные подписи можно использовать до 31.08.2024. С 01.09.2024 сотрудники обязаны использовать УКЭП физического лица и машиночитаемую доверенность.

Согласно информации, размещенной на сайте Госуслуг, см. https://partners.gosuslugi.ru/catalog/attorney, чтобы представитель мог подавать заявления и оформлять документы на Госуслугах от лица организации или ИП, руководителю нужно оформить машиночитаемую доверенность. Это можно сделать на вкладке "Доверенности и доступы" в личном кабинете организации, перейдите в "Делегирование полномочий" и "Создать новую". Заполните все обязательные поля, в том числе доверяемые действия, например, оказание юридических услуг или управление средствами организации. В доверенностях нужно использовать коды полномочий из классификатора. Подпишите доверенность усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) директора. Выдать машиночитаемую доверенность можно как сотруднику, который привязан к профилю компании, так и любому другому человеку, у которого на портале госуслуг есть подтвержденная учетная запись. Подготовить МЧД вправе сотрудник, у которого есть доступ к профилю компании на портале госуслуг.

Форму машиночитаемой доверенности устанавливают государственные и муниципальные системы, в которые возможно загрузить документы. Если система не установила правила, используйте разработанный Минцифры формат.

В настоящее время разработан формат единой формы доверенности в электронной форме в машиночитаемом виде в соответствии с Едиными требованиями к формам доверенностей, необходимыми для использования квалифицированной электронной подписи, утвержденными приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 857 "Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи".

Таким образом, чтобы использовать МЧД, например, для подписания вместо руководителя СЭМД для передачи в РЭМД ЕГИСЗ или электронного больничного листка или отчета необходимо выяснить:

1) принимает ли целевая информационная система МЧД?

2) какой формат должна иметь МЧД, чтобы целевая информационная система смогла его обработать?

3) с помощью какого инструмента можно создать и проверить доверенность в электронной форме необходимого формата?

Например, согласно информации, размещенной на сайте Банка России участник информационного обмена при взаимодействии с Банком России посредством личного кабинета с 02.10.2023 должен использовать форму машиночитаемой доверенности (МЧД), размещенную Минцифры России на едином портале государственных и муниципальных услуг (единый формат, версия 003).

5. Машиночитаемая доверенность для передачи отчетов в налоговые органы и оформление электронного листка нетрудоспособности

1. Рассмотрим информацию, размещенную на сайте налогового органа, см. https://www.nalog.gov.ru/rn10/news/activities_fts/12332951/.

Что такое машиночитаемая доверенность, и как с ней работать?

С 1 января 2023 года машиночитаемые доверенности станут обязательными для подписания уполномоченным представителем электронных документов индивидуальных предпринимателей (ИП) и юридических лиц.

В настоящее время, налогоплательщик уже может направлять отчетность и иные документы в налоговые органы с использованием машиночитаемой доверенности.

Машиночитаемая доверенность, или МЧД – это электронная форма бумажной доверенности, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя, создается и представляется в файле формата XML.

При использовании МЧД не требуется предоставлять бумажную доверенность в налоговые органы, а для ИП больше нет необходимости заверять бумажную доверенность у нотариуса.

Кроме того, МЧД может оформляться в отношении одного, нескольких, а также всех налоговых органов Российской Федерации.

Для того, чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется выпустить отдельный сертификат КЭП для сотрудника – подписанта (получить КЭП физического лица можно в любом аккредитованном удостоверяющем центре) и оформить на физическое лицо МЧД, подписанную самим директором организации или индивидуальным предпринимателем, используя свою КЭП.

Далее при подаче отчетности или отправке электронных документов, сотрудник будет удостоверять их собственной КЭП и прикладывать к пакету файл МЧД.

Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое удобное время.

Формат МЧД для отправки в налоговые органы утвержден Приказом ФНС России от 30.04.2021 N ЕД-7-26/445@ (КНД 1110310).

Рекомендуемый формат заявления об отзыве доверенности установлен Письмом ФНС России от 20.01.2022 N ЕА-4-26/534@ (КНД 1110311).

На сайте ФНС России размещен сервис "Создание и проверка доверенности в электронной форме" (см. https://service.nalog.ru/dovel/#/), с помощью которого можно оформить МЧД уполномоченного физического лица для представления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла, скачать его, и в дальнейшем использовать по назначению.

2. Рассмотрим информацию, размещенную на сайте Социального фонда России, см. https://sfr.gov.ru/branches/tver/info/~0/11208.

В связи с изменениями ст. 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд) изменил правила приема электронных документов и сведений от страхователей. В случае если электронные документы от имени страхователя подписывает не руководитель, а уполномоченное физическое лицо, применяется следующий порядок.

В соответствии с положениями Федерального закона N 63-ФЗ для направления, в том числе в проактивном режиме, сведений в Фонд от имени страхователя необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – УКЭП) физического лица и машиночитаемая доверенность (далее - МЧД). Руководитель организации формирует МЧД в электронном виде, подписывает ее своей УКЭП и передаёт уполномоченному лицу. Им может быть ответственный сотрудник, бухгалтер или работник компании, чья фирма оказывает данные услуги. В документе указываются полномочия и сведения о гражданине, уполномоченном представлять интересы страхователя: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС. Машиночитаемая доверенность хранится в информационной системе Фонда. В целях представления сведений уполномоченное лицо подписывает документы своей УКЭП физического лица и указывает идентификационный номер МЧД (ст. 17.2, ст. 17.5 Федерального закона N 63-ФЗ).

С 11.03.2024 прекращена загрузка на портал Фонда (расположенного по адресу http://portal.fss.ru) документов для подтверждения полномочий представителя, оформленных отличными от МЧД способами. Бумажные доверенности, сформированные до 11.03.2024, могут быть использованы для предоставления сведений в сервисе "Электронный листок нетрудоспособности" до 01.05.2024, а для прочих сервисов - до 01.07.2024 либо до окончания срока действия таких доверенностей, если он наступит ранее указанных дат.

Таким образом, для направления проактивных сведений в Социальный Фонд России, обмена данными по электронным листкам нетрудоспособности, подтверждении основного вида экономической деятельности вам необходимо наличие МЧД.

Для формирования МЧД можно воспользоваться:

- средствами вашего ПО бухгалтерского и кадрового учета (при наличии);

- средствами операторов электронного документооборота;

- программным обеспечением "АРМ Доверенность", которое безвозмездно предоставляется Социальным Фондом России, см. https://lk.sfr.gov.ru/mchd.html.

- средствами собственного ПО (спецификации для доработки), см. https://lk.sfr.gov.ru/mchd.html.

Сформированная МЧД направляется страхователем для регистрации в реестре доверенностей Фонда посредством ПО "АРМ Доверенность" или через своего оператора связи, после чего МЧД приобретает статус "Зарегистрирована".